Num cenário em que o papel parece perder, progressivamente, prestígio para os meios digitais, surge uma questão fundamental à luz da necessidade de manutenção da memória do conhecimento produzido pela sociedade: a preservação dos arquivos. Cada vez mais, editoras científicas, arquivos, bibliotecas e centros de informação estão optando por utilizar a internet, bancos de dados e mídias como CDs, DVDs e blue rays para armazenar conteúdos novos e acervos antigos. Por um lado, não existem muitas dúvidas sobre as vantagens das publicações digitais mas, por outro, o desafio que se coloca é o da preservação do conhecimento produzido e difundido em meios digitais.

É definida como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Os procedimentos podem ser definidos como a escolha do tipo do documento que melhor se adequa ao resultado esperado, do tipo de informação, formato e inclusive os tempos e por operações técnicas podemos entender a sistematização dos procedimentos, ou seja, a padronização dos eventos para que tenham, dadas as mesmas premissas, os mesmos resultados.