A descrição documental pode ser considerada um procedimento arquivístico que permite a localização dos documentos existentes nos arquivos, através de instrumentos de pesquisa, como guias, inventários, índices, etc.

Após o acervo de um arquivo ser organizado, é necessário que os pesquisadores e usuários do arquivo encontrem os documentos (informações) de que necessitam para seu interesse. O profissional arquivista responsável pelo acervo documental, elabora os instrumentos de pesquisa ou busca, a fim de identificar a documentação que existe no arquivo.

Dessa forma, o acervo é identificado e a localização dos documentos definida para uma possível consulta dos usuários do arquivo.

Descrição:
É uma atividade que ocorre em maior freqüência nos arquivos permanentes, o que não descarta a sua prática nos arquivos correntes, pois ao analisarmos a produção documental de uma instituição estaremos com isso retirando indicadores que vão constituir elementos necessários à elaboração das diferentes ferramentas para o planejamento e ação do arquivista. Desta forma, possibilitando que a recuperação e conservação da memória de uma instituição e seu patrimônio documental seja preservado. Com relação ao procedimento de descrição é possível dizer que esse, “começa no processo de classificação, continua na avaliação e se aprofunda nos instrumentos de busca mais específicos”. (LOPES, 2000, p. 274).

Arquivo permanente:
É o “conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função do seu valor”. (DBTA, 2005, p. 34).
São documentos que já passaram da fase pela qual eles foram criados, ficando preservados por sua utilização à pesquisa, assim, eles passam a ter um valor secundário, que é “atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido”. (DBTA, 2005, p.171).

Os usuários da informação, desses arquivos, consultam os documentos por diferentes motivos; tais como: pesquisa acadêmica; necessidade de provar direitos adquiridos ou a simples pesquisa recreativa. Com isso, destacamos a necessidade de que estes acervos estejam arranjados e conhecidos pelo arquivista, para que a atividade descritiva possa ser implementada como atividade primordial ao acesso das informações contidas nos documentos, assim, a descrição é o “conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para a elaboração de instrumentos de pesquisa”. (DBTA, 2005, p. 67).

A principal função do arquivista responsável pela gestão de um arquivo permanente é favorecer o acesso aos documentos. O acesso ocorre por meio de instrumentos de pesquisa, que é o elo entre o documento e o usuário da informação, e, para que esta ligação se realize, é necessário implantarmos políticas descritivas para definirmos prioridades quanto a elaboração de instrumentos de pesquisa, que “são as ferramentas utilizadas para descrever um arquivo, ou parte dele, tendo a função de orientar a consulta e de determinar com exatidão quais são e onde estão os documentos”. (LOPEZ, 2002, p. 10).

Assim, antes de qualquer ação para sistematizar as políticas descritivas, devemos conhecer o patrimônio documental ao qual está sob nossa custódia; prioridades quanto a definição de quais conjuntos documentais serão descritos; conhecer os recursos humanos e financeiros da instituição; conhecer a demanda de pesquisa do usuário da informação como também o estado de conservação da documentação.

Arranjo:
Ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações (ditadas pelas tabelas de temporalidade e executadas nos arquivos correntes e intermediários), obedecendo a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos, interna e externamente. (BELLOTTO, 2004, p.136).
O arranjo dos documentos, recolhidos aos arquivos permanentes, são organizados por fundos, sendo:
Conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por determinada entidade pública ou privada, pessoa ou família, no exercício de suas funções e atividades, guardando entre si, relações orgânicas, e que são preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, não devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto, gerado por outra instituição, mesmo que este, por quaisquer razões, lhe seja afim. (BELLOTTO, 2004, p.128).
Para ilustrarmos o conceito de fundo, podemos citar um arquivo no qual guarda documentação de caráter permanente e recolhe documentos dos três poderes de um município (Executivo, Legislativo e Judiciário), como também, documento de pessoas físicas doados por alguém a este. Assim, esses diferentes conjuntos de documentos que estão
sob custódia nesse espaço, constituirão fundos documentais, e, passa a conviver no mesmo espaço, mas não podendo ser misturados entre si, pois cada um tem a sua identidade, a qual deve ser respeitada.

Classificação:
Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano de classificação, código de classificação ou quadro de arranjo. DBTA (2005, p. 49).
Tanto o arranjo como a classificação são terminologias que podem ser usadas nos arquivos correntes e/ou permanentes. O produto das operações intelectuais e físicas que constituem o arranjo é o Quadro de Arranjo, no qual os documentos são classificados em níveis, como Fundo, Seção/Grupo, Subseção/Subgrupo, Série e Subsérie.

A elaboração de um Quadro de Fundos, que é o produto da identificação de fundos documentais, é constituído por meio da análise de documentos que são primordiais para a criação, o funcionamento e desenvolvimento de atividades de uma determinada pessoa jurídica ou física. Dentre estes podemos citar: estatutos, regimentos, organogramas, históricos institucionais, cartas, documentos de identificação pessoal entre outros.

Fundo:
É definido pelas competências de um órgão quando nos referimos à um contexto institucional. Para identificar um órgão que constituirá um fundo, devemos observar os seguintes critérios:

• Possuir nome, ter existência jurídica resultante de lei, decreto, resolução etc;
• Ter atribuições precisas, também firmadas por lei;
• Ter subordinação conhecida, firmada por lei;
• Ter um chefe com poder de decisão, dentro de sua área legal de ação;
• Ter organização interna fixa. Duchein (1976 apud BELLOTTO, 2004, p.132). 

Com relação ao conceito de descrição identificamos no Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística dois conceitos para descrição de documentos. Um dos conceitos trata exclusivamente da descrição e outro se refere à descrição multinível.
Portanto, quando o dicionário conceitua descrição registra dizendo que essa “é o conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentos para elaboração de instrumentos de pesquisa”. (DTBA, 2005, p. 67). E ao referir-se a descrição multinível, registra o seguinte conceito: “descrição que, levando em consideração a estrutura de organização de um acervo, permite a recuperação das informações dos documentos que o integram em diferentes níveis, do mais genérico ao mais específico, estabelecendo relações verticais e horizontais entre eles”. (DBTA, 2005, p. 67).
Ainda é conveniente destacar que para a descrição arquivística atingir o seu objetivo maior ao usuário da informação, ou seja, o acesso às informações contidas nos documentos, é imprescindível a aplicação de normas descritivas.
Numa retomada do processo histórico anterior à consolidação de uma padronização quanto à descrição específica para os arquivos Bellotto (2004) resume as atividades descritivas dizendo que:

... as operações básicas da descrição eram a identificação do arquivo, do fundo ou da parte dele a ser trabalhada; a caracterização diplomática, jurídica e administrativa dos tipos documentais; os limites cronológicos e quantitativos das séries (se na vertente sumária), ou o resultado da análise documentária e da indexação (se na analítica) e, finalmente, a localização do documento no acervo por meio de códigos topográficos. (2004, p. 181).

REFERÊNCIA